企业办公自动化系统（OA）助力高效管理新篇章

办公自动化系统是什么意思？(一文看OA系统)

借助企业IT和云计算技术，传统的办公模式将转变为新的办公模式。2020年以来，新冠肺炎疫情席卷全球，推动了云办公模式的市场，加速巴斯布局云计算服务市场。传统企业也积极参与，搭上数字化转型的快车，加速提升企业智能化和自动化水平。

1.对办公自动化的理解

办公自动化借助信息技术和云计算技术，实现了传统办公模式向新型办公模式的转变。OA系统将IT技术运用于企业生产、服务和管理决策的各个层面，实现文档、资源、流程等过程控制信息的高效利用，促进企业办公智能化和自动化水平的提高和改善。

2.办公自动化系统发展的五个阶段

第一阶段：实现无纸化办公，将传统的纸质文件向电子化管理转变，重点是办公、公文和文件管理、信息发布。

第二阶段：实现信息化管理，引入WF流程引擎，对流程中的相关文件进行管理和控制，实现网络化、自动化和审批管理。

第三阶段：实现共享知识管理，建设企业知识共享中心、信息中心、文献中心、资源中心等。通过结合企业的共享知识、生产知识和专业知识，从而实现基于网络的企业知识中心。

第四阶段：实现企业协同办公管理，引入协同管理体系和理念，让所有员工参与OA，让流程监督管理，让协同提高效率，一环扣一环，一环扣一环，提高决策和管理效率。

第五阶段：实现云办公OA，引入云平台管理理念，让办公无处不在。尤其是在新冠肺炎疫情期间，云办公可以大大提高效率，实现大企业无边界、有组织的云办公服务管理，让工作无处不在，打破物理围墙，构建无边界的办公家庭组织模式。这可能就是未来流行的无边界办公模式。

3.OA办公自动化系统的组成

OA的构成主要包括协同办公基础应用、业务流程和专项管理应用三个方面。

协同办公基础应用：收发文件管理、会议管理、信息报送、电子印章、公文交换、文档检索、统计中心、值班管理、业务考勤、办公用品、车辆管理、文档中心等。

业务流程：采购审批、IT审批流程、人员服务流程、打印审批流程、资产管理流程、财务流程等。

专项管理应用：信息采编、管理效能、防疫管理、出行服务、网络管理、知识管理、智能党建、建议提案、标准法规、档案管理、成果报送等。

协作工具：即时通讯、视频会议、问卷、短信、邮件、通讯录、电子日记本、个人日历、待办中心、消息中心。

多终端一体化办公门户：统一门户、移动门户、专题门户、审批门户、个人中心、信息发布、报道、企业活动、公告、新闻动态。包括：流程集成、业务集成、邮件集成、报表集成、组织集成和单点登录集成。

4.办公自动化的建设过程

软件系统：支撑软件包括操作系统、数据库、中间件等。

硬件系统：运行环境建设，包括数据库服务器、应用服务器、文档服务器、通信网络等。当然，也可以在这里租用云计算平台，搭建云办公OA系统。

5.对OA信息安全有什么要求？

OA等安全需求主要包括：日志跟踪、三人管理、数据安全、访问安全、登录安全、身份安全、应用安全等。

6.为什么要建OA？什么问题c

企业建设OA办公自动化系统，旨在搭建一个集文档、流程、信息于一体的平台，实现企业管理的标准化、规范化、流程化、便捷化管理。连接协作、办公室、组织、用户等。共同努力，构建企业办公协同管控平台，实现数字化转型和信息技术应用创新，让工作更便捷，协作更高效。

OA可以帮助企业解决哪些问题？

第一，实现整个企业的流程化和自动化。

第二，实现任务监督和提醒，无需人工干预，让流程和数据说话，证明企业的效率有多高。

第三，实现文件共享和信息发布，提高各部门协作效率，实现标准化体系文件的知识共享、管理、分发和电子化管理。

第四，数字化管理所有办公文档、信息、流程等信息，实现业务数字化，结构化非结构化数据，方便大数据分析，提升工作能力，促进企业高质量发展。

第五，降低运营成本。企业 的工作联系、分配和闭环管理将结束人对人的方式，向数据和流程转变，以事务为中心，从而大大降低人员管控的成本。

第六，实现无边界办公环境，让每个人都成为自己的管理者，开启无边界协同办公的新篇章、新模式、新世界。

7.OA系统的智能协同办公特性

问答机器人：实现简单的企业常规和标准问题的回复和引导。

人脸识别：与安防系统关联，实现人脸识别、记录和管理。

智能语音：与智能机器人关联，部分功能通过语音输入、语音导航、语音拨号等功能实现。

扫描审批：关联二维码，直接关联审批文件，提高效率。

机器人收发文件：期刊、接收文件、发出文件等。定期公布，并指定发送者和组织。不需要等待和观看，机器人一步就能完成。

自动考核机器人：借助云办公，实现考勤、成绩提交、视频咨询、方案交换、版本等全流程协同和结果控制。

其他智能设备和功能，根据用户需求定制开发并转化为企业能力。

这里以jabdp低代码开发平台为例，让 了解如何实现ERP管理系统的快速发展。Jabdp平台是一个免费、全功能、开源的低代码平台，只需要简单的javascript和sql就可以实现复杂的业务功能。

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低代码平台本身具有强大的 quot可塑性 quot，支持后续应用过程中的很多计算和改进。此外，还支持用户随时随地自主扩展或修改，支持与第三方系统对接，方便企业管理业务和相关数据交互，提高工作效率。

2.优化企业的业务流程。

简一提供了一个定制平台，将业务功能模块化，接口标准化，让用户可以根据自己的需求，灵活安排和组合自己的业务流程，从而优化现有流程。

3.降低企业管理和数字化实施的成本。

ERP系统通过细节管理为企业建立成本优势；通过对物料的实时精细监控等措施，将生产损耗控制在最低最合理的状态，资源利用率最大化。

4.私有云部署安全稳定。

Jabdp专注于私有云部署模式，让企业将这个项目管理系统放置在企业内部网段，屏蔽外部网络的各种不安全原因，保证项目数据的私密性。并且可以自定义系统更新时间和更新版本，减少系统更新带来的各种不稳定因素。

5.零代码配置的简单函数和低代码开发的复杂函数。

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OA系统有什么作用

对于企业事业单位的领导来说，OA系统是决策支持系统，为领导提供决策参考和依据；对于中层管理者，它是信息管理系统；对于普通管理者，它是事物/业务处理系统。OA系统能为单位管理人员、工作人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效、愉快地工作。实施OA系统可帮助企业事业单位实现信息资源共享；增强员工协同工作能力；强化领导的监控管理；有效管理起有形（设备等）、无形(业务信息、知识)资产，避免流失；实现公文流转、审核、签批等行政事务的自动处理，促进管理电子化、规范化，整合了组织内部的信息流。具体来说，实施OA办公自动化系统的作用如下：

1. 建立内部通信平台，建立单位内部邮件系统，使单位内部通信和信息交流快捷通畅。

2. 建立信息发布平台，为单位内部员工之间提供广泛的传播渠道，使员工能够了解企业的发展动态。

3. 实现工作流程自动化，变革传统纸质公文办公模式，提高办公效率，实现无纸化办公。

4. 实现文档管理自动化，使各类文档能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。

5. 辅助办公，实现会议管理、车辆管理、办公用品管理、图书管理等日常事务性办公工作的自动化。

6. 实现分布式办公，扩大办公区域，方便员工出差在外的办公与信息交流。

7. 建立信息集成平台，将企业原有的业务系统数据集成到工作流系统中，提高企业整体反应速度。

8. 节省企业办公费用支出，实现无纸化办公，降低传统纸张填写过程的相关费用。

9. 搭建知识管理平台，系统性利用企业积累的信息资源、专家技能，提高企业的创新能力、快速响应能力、办公效率和员工技能素质。

10. 增强领导监控能力，强化领导的监控管理，及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况。

现代企业之间竞争越来越激烈，企业经营者越来越意识到管理的重要性。OA系统在企业管理中的作用不可忽视，它能够帮助企业始终站在战略的制高点，在竞争中游刃有余。

办公自动化系统名词解释

办公自动化系统（Office Automation System，简称OA系统）是指利用计算机、网络通信和现代办公设备，通过集成各种应用软件系统，对办公过程中的信息传递、处理、管理等进行自动化处理的一种系统。

OA系统的核心目标是提高办公效率、降低人工错误和成本，同时提升信息管理和决策的准确性。它涵盖了从日常文档管理、流程审批到会议安排、日程管理和信息发布等一系列办公需求。通过电子邮件、文档管理、工作流程管理等功能，OA系统能够实现办公工作的高效率、高质量和低成本。

OA系统不仅是一个文档管理工具，更是实现企业内部信息流、工作流、沟通流全面自动化的重要平台。通过流程自动化，OA系统能够将企业内部的审批环节系统化和标准化，无论是日常的报销审批，还是复杂的项目审批，都可以通过系统进行自动化处理。

此外，OA系统通过权限管理、数据加密、备份等措施，增强了企业内部信息的安全性。同时，其信息共享和在线协作功能也促进了团队成员之间的沟通与协作，使得团队成员可以实时了解其他成员的工作进展，快速做出反应。

总体而言，OA系统是现代企业提升效率和管理水平的重要手段，它能够帮助企业简化日常管理工作，优化资源配置，提高整体工作效率，从而在竞争中占据更有利的位置。

什么是OA管理系统

OA管理系统是办公自动化。

办公自动化（Office Automation，简称OA），是将计算机、通信等现代化技术运用到传统办公方式，进而形成的一种新型办公方式。办公自动化利用现代化设备和信息化技术，代替办公人员传统的部分手动或重复性业务活动，优质而高效地处理办公事务和业务信息，实现对信息资源的高效利用，进而达到提高生产率、辅助决策的目的，最大限度地提高工作效率和质量、改善工作环境。

办公自动化（OA），英文Office Automation的缩写。它可以通过特定流程或特定环节与日常事务联系在一起，使公文在流转、审批、发布等方面提高效率，实现办公管理规范化和信息规范化，降低企业运行成本。

办公自动化（OA）是一个企业除了生产控制之外的一切信息处理与管理的集合。不同的使用对象具有不同的功能：对企业高层领导来说，办公自动化（OA）是决策支持系统（DSS）。它运用科学的数学模型，结合企业内部/外部的信息，为企业领导的决策提供参考和依据；对于企业中层管理者来说，办公自动化（OA）是信息管理系统（IMS）。

它利用业务各环节提供的基础“数据”，提炼出有用的管理“信息”，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率；对于企业普通员工来说，办公自动化（OA）是事务/业务处理系统。办公自动化（OA）为办公室人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效，愉快地工作。

一、特点

1、处理各项事务自动化

在企业及单位的办公管理中，都会涉及秘书与行政要务，办公自动化的应用，能够及时地了解行政事务与人事关系，确保事务处理更加准确。

2、处理文件自动化

在传统的办公管理中，每一份文件都必须进行严密的分析、解读，以纸质的形式不断地进行着修改，这样不仅降低了工作效率，也使员工的工作量增多，同时也很容易出现修改失误或文件信息丢失的问题，致使文件中的信息存在漏洞。而办公自动化系统，能够实现自动化的管理各类文件。

利用计算机网络技术对文件进行分类和统一的传输，在保留好原文件的前提下，提出一些可行性的建议。同时企业必须对办公自动化系统进行严格的管理，并要求工作者通过身份验证才能够登录系统，并查看所需要的文件资料，有效地保证了企业内部文件的严密性。

3、实现自动化决策

在企业管理中，是否正确地决策是确保办公管理的基础，使用办公自动化系统能够自动对文件进行核对，如人事关系、财务账目等。而办公自动化可以对涉及决策的相关资料进行科学的分析，这样能够有效地提高决策的科学性与数据的精准度。

二、相关技术

1、办公门户技术

门户技术是整合了内容与应用程序、随意创作统一的协同工作场所的一门新兴技术。信息门户技术提供了个性化的信息集成平台和可扩展的框架，能够根据需要进行全方位的信息资源整合，使应用系统、数据内容、人员和业务流程实现互动。在办公自动化系统中，门户网站和门户系统是两种常见的表现形式，例如根据企业需求建立的企业门户系统，运用不同技术建立的基于门户技术的电子办公系统，及根据不同需要建立的门户网站等。

2、信息交换、公文传输、传输加密技术

OA系统

信息资源的共享是办公自动化系统的一个重要内容。为提高办公自动化效率，需要建设统一、安全、高效的信息资源共享交换平台。信息交换平台由集中部署的数据交换服务器及各种数据接口适配器构成，提供一整套规范、高效、安全的数据交换机制，解决数据采集、更新、汇总、分发、一致性等数据交换问题，解决按需查询、公共数据存取控制等问题。

3、业务协同机制

数字化、网络化、信息化是办公自动化发展的潮流，而多维度、多领域的“协同办公”是办公自动化发展的新方向。简单来说，协同工作就是由多人互相配合完成同一工作目标，照此理解，为实现办公自动化中各业务信息的交流、组合以及信息共享等方式都可看作是协同办公。

4、工作流技术、辅助决策技术

工作流（workflow）技术的概念形成于生产组织和办公自动化领域，是计算机应用领域的一个新的研究热点。国际工作流管理联盟（WfMC，Work flow ManagementCoalition）对工作流的定义是：一类能够完全或者部分自动执行的经营过程，根据一系列过程规则、文档、信息或任务能够在不同的执行者之间传递、执行，工作流实施的三个基本步骤分别是：映射、建模和管理。

在办公自动化系统中，工作流技术的实施主要是通过工作流管理系统来实现的。工作流管理系统是一个软件系统，它通过计算机技术的支持完成工作流的定义和管理，并按照在计算机中预先定义好的工作流逻辑推进工作流实例的执行，工作流管理系统将现实世界中的业务过程转化成某种计算机化的形式表示，并在此形式表示的驱动下完成工作流的执行和管理。

三、优点

1、节省工作成本，利于文件传阅管理

与过去对纸质文件的审阅方式相比，通过OA系统处理收发文件及共享信息资源可以节省大量纸张，降低办公成本。领导可直接在OA系统上阅读、审批和修订电子文件，并保留阅读和修改的痕迹，解决了过去因反复修改文件草稿而浪费大量纸张的问题，而且，电子文件在OA系统上可同时向多人传阅，缩短了文件传阅的周期，杜绝了纸质文件丢失的可能性。

2、方便检索查阅，促进信息共享

OA系统中的公用文档、公共信息和通知公告等功能模块是各部门共享信息资源的平台，员工可通过OA系统及时了解全院的最新信息，有利于部门之间的沟通与合作。OA系统上强大的条件检索功能为员工快速查找文件资料提供了极大的便利，解决了过去花费大量时间翻查纸质文件的问题，从而提高搜集文件资料的效率。

3、增强监控能力，提高行政管理水平

OA系统能及时有效地监控各个部门、各位员工的日程安排、办文情况以及会议室、车辆和办公用品的使用情况，并具有催办督办和自动提醒的功能，一方面防止了延误业务办理时间的情况，另一方面有利于管理员的全局监控，及时发现问题并及时协调解决。此外，在OA系统上处理的流程步骤都留有审批痕迹，具有可追溯性，方便日后的查阅和管理。

4、提高工作效率，打造优秀团队意识

OA系统的信息传递、日程安排等功能模块，极大地提高了员工之间的协作效率与沟通能力，打造了凝聚力较强、工作效率较高，并且具有快速反应能力的优秀团队。通过设立工作论坛等模块，更及时有效地加强了领导与员工之间、员工与员工之间的交流和互动，员工之间互相取长补短，共同学习，共同进步，促进了业务水平的提高增强了团队合作精神。

5、实现自动化办公，构建科学管理模式

OA系统的使用，全面推进了办公自动化，借助先进计算机和网络信息技术，实现了高效、安全、规范地处理办公室内的事业性业务，大幅度提高工作效率和服务质量。同时，为各级领导进行宏观管理提供了高效、便利的服务，为科学决策提供了参考依据，从而构建一套科学的管理模式。

四、发展方向

平台化方向

在如今的网络时代，OA作为具有企业级的跨部门的运作特点的基础性信息系统，有效将企业各岗位上的工作人员进行联系，并将企业信息系统和各类信息资源进行有效的结合。如今，许多企业都成功将自己的办公系统建立起来，并使用了各种财务管理软件，被引入的各种系统中如ERP系统、SCM系统、HR系统、CRM系统等等。

这些系统会形成各种独异的风格，无法让企业更加高效。由此可见各类系统的整合及各系统是否能够高效的协同工作是非常重要的，在以后的发展方面，OA需要将企业中已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等存储的企业经营管理业务的数据，系统界面和账户的统一，紧密顺畅的业务流程，与公文的流转、发布信息、核查审批进行整合，使之实现无缝集成协同的办公平台。

（二）网络化方向

网络使用的全面化普及，使软件更加倾向于软件的网络化，所以自动化办公也必须使OA系统与互联网之间实现方便快捷衔接才行。国内目前许多的OA软件还是有待进一步完善的，虽然其集成了网络办公功能，但并不完善。基于这个原因，学习国外一部分出色的管理系统。

比如Google推出的文档在线处理的软件以及电子表格软件等，可以实现高效、快捷的网上办公；还有微软的Office与互联网的交互完美，实现了办公的移动化。这些都是一些好的实例，可以使人们去进行学习与借鉴。现在的OA系统都是与互联网高效地交互，而不是不追求与互联网交互，这是OA的追求目标，这将对企业市场竞争力的提高和市场地位的上升起到决定性的作用。

（三）智能化方向

在如今网络和信息的时代，用户往往需要花费很多的时间和力气去进行业务数据的处理。在面临巨大的数据量都时候，假如办公软件需要帮助用户去做BI和智能商业分析一些基本的工作，使用办公自动化系统可以发现一些也许不起眼的商业机会，而这样的机会都是可遇不可求的，工作绩效将会被提高，这对于用户来说是极大的好处。

比如微软的Office 2013版本中就提供了非常多这样的功能，效果非常好，比如提供决策的支持、知识的挖掘、商业智能化等比较全面系统的服务。

（四）人性化方向

OA功能不断扩展，各企业内部情况是不一样的，每个企业的需求也是不尽相同的，客户要求拥有更加人性化、多样化的系统，使得不同的企业人群得到满足。

OA系统有什么作用？

OA系统是现代企业管理中不可或缺的一部分。它在企业内部扮演着多种角色，从决策支持系统到信息管理系统，再到业务处理系统，覆盖了从高层领导到普通员工的各个层级。它不仅提升了企业的整体运营效率，还促进了信息的共享和资源的合理分配。

实施OA系统能够帮助企业实现信息资源的共享，增强员工之间的协同工作能力，强化领导的监控管理。通过建立内部通信平台和信息发布的平台，员工可以快速获取到所需信息。同时，OA系统还能实现工作流程的自动化，变革传统的纸质公文办公模式，提高办公效率，实现无纸化办公。通过电子文件柜的形式实现文档管理自动化，方便员工查找和使用各类文档。

此外，OA系统还提供了辅助办公功能，如会议管理、车辆管理、办公用品管理、图书管理等，实现了日常事务性的办公工作的自动化。OA系统还能实现分布式办公，打破传统的集中办公室的办公方式，扩大办公区域，方便员工出差时的办公与信息交流。

现代企业中，已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等存储着企业的一些经营管理业务数据，但它们都是相对独立的、静态的。OA系统具备数据接口功能，能够把企业原有的业务系统数据集成到工作流系统中，使企业员工能有效获取处理信息，提高企业整体反应速度。OA系统还能够帮助企业节省办公费用支出，真正实现无纸化办公，是企业实现管理现代化的标志。

OA系统不仅是企业管理思想和管理灵魂的载体，它通过整合流程、权限、内容、报表实现广义的绩效监督和考核，实现对子公司、部门的统一管理。通过公司战略的层层分解、任务落实到个人，实现一个从上到下的过程，通过基层的执行情况层层统计，实现一个从下到上的反馈过程，逐步使公司变成一个按照公司战略稳步运行的机器。

总之，OA系统的作用在于提升企业整体运营效率，促进信息共享，强化管理，实现办公自动化，辅助办公，分布式办公，建立信息集成平台，节省办公费用支出，搭建知识管理平台，增强领导监控能力。通过这些功能，OA系统为企业提供了强大的管理工具，助力企业在激烈的市场竞争中保持优势。